퇴직금 중간 정산, 사장님 몰래 신청하면 생기는 문제
2025년 현재, 퇴직금 중간 정산에 대한 관심이 그 어느 때보다 뜨겁습니다. 주택 구입, 전세금 마련, 질병 치료, 갑작스러운 재난 상황까지, 직장인들은 다양한 이유로 미리 퇴직금을 일부 수령하길 원하고 있습니다. 그런데 실무 현장에서는 이런 사례도 심심치 않게 발생하죠. “사장님께 말씀 안 드리고, 인사팀 몰래 신청했는데 어떻게 되나요?”, “급해서 먼저 돈부터 받고 나중에 보고하자고 했어요.” 이처럼 중간 정산을 사장님이나 회사 대표 몰래 신청하거나, 내부 결재 절차 없이 강행하는 행위는 어떤 문제를 일으킬 수 있을까요?
이번 글에서는 퇴직금 중간 정산을 몰래 신청하거나 절차를 생략했을 때 생길 수 있는 법적, 실무적, 세무적 리스크를 현실 사례 중심으로 정리해드리겠습니다. 특히 인사담당자와 실무자, 중소기업 경영자들이 꼭 알아야 할 내용이니 끝까지 꼼꼼히 읽어봐 주세요.
퇴직금 중간 정산은 ‘회사 승인’이 반드시 필요한 제도입니다
먼저 가장 기본적인 이해부터 확실히 하고 가야 합니다. 퇴직금 중간 정산은 근로자가 요청만 하면 무조건 받을 수 있는 제도가 아닙니다. 이는 "근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조" 에 따라 특정한 사유가 발생했을 때, 회사 측의 동의 및 승인 아래 지급되는 예외적 절차입니다. 즉, 회사는 퇴직금을 중간에 지급할 의무가 없고, 반대로 근로자 역시 일방적으로 퇴직금을 청구할 수 없습니다.
쌍방의 동의와 법적 요건 충족이 선행되어야 하며, 그 과정에서 회사 대표 또는 책임자의 결재가 반드시 필요합니다.
사장님 동의 없이 퇴직금 중간 정산 신청 시 발생하는 문제
- 내부 결재 없이 회계처리될 경우 → 회계 감사 시 문제 소지
- 회사 대표자 승인 누락 → 퇴직금 이중 지급 리스크
- ERP 및 급여 시스템 누락 → 퇴직 시 정산 오류
- 근로자에게 책임 전가될 가능성 존재 (허위 신청 간주 시)
- 인사담당자나 회계팀 개인이 민사 책임을 지는 사례도 있음
사장님(대표자) 결재가 왜 중요한가?
퇴직금은 기업의 부채이자, 근로자와의 계약 관계의 결과물입니다. 사장의 서명이 없다는 것은 법적 동의가 없는 상태에서 자금을 유출한 것과 같기 때문에 향후 문제가 발생했을 때, 그 책임은 고스란히 인사·회계 실무자 또는 신청자에게 돌아갈 수 있습니다.
내부 승인 없이 퇴직금 정산을 강행할 경우 생길 수 있는 위험
회사마다 규모와 구조는 다르지만, 대부분 중소기업이나 개인사업자의 경우 ‘사장님 직접 확인 없이 실무자 선에서 중간 정산을 해주는 경우’도 종종 발생합니다. 하지만 이런 방식은 아주 위험합니다. 단순히 “한 번쯤 괜찮겠지”가 아니라, 노사 간 분쟁, 세무 문제, 퇴직금 이중 지급 위험까지 초래할 수 있습니다.
실제 발생할 수 있는 위험 사례
- 퇴직금 이중 지급 사태
- 중간 정산 내역이 퇴직 정산 기록에 누락되면, 퇴직 시 총액 기준으로 다시 전액 지급 → 회사 손실 발생 - 소득세, 4대 보험 오류
- 퇴직소득세 계산 시 중간 정산 금액이 반영되지 않으면 추후 근로자에게 세금추징 발생
- 퇴직금 일부가 ‘기타소득’으로 잘못 분류되면 연말정산 오류 - 근로감독 시 과태료 부과
- ‘부정 지급’으로 간주될 경우 고용노동부 감사에서 지적될 수 있음
- 중소기업의 경우 지급 기준 위반으로 과태료 부과 가능성 존재 - 내부 부정행위로 간주
- 인사담당자 단독 처리 시, 내부 횡령 또는 위조로 간주 가능
- 향후 근로자와 분쟁 시 책임 소재 불분명
실무자의 책임도 명확하게 발생
만약 인사팀 직원이나 회계 담당자가 ‘사장님 확인 없이 그냥 승인했다’고 하면, 그 자체가 회사의 손해를 발생시킨 행위로 처벌 대상이 될 수 있습니다. 따라서 항상 중간 정산은 사장님 또는 대표이사의 결재를 받은 후 진행해야 합니다.
'몰래' 중간 정산 시도가 불법이 되는 대표적인 상황
실제로 ‘몰래 중간 정산’이 발생하는 가장 흔한 경우는 회사 시스템이 정비되지 않았거나, 사장님이 자주 부재중인 소기업,
혹은 근로자와 담당자가 친분이 있는 경우입니다. 하지만 친하다고 해서, 관행이 있다고 해서 법을 피해갈 수는 없습니다.
불법이 되는 대표 사례
| 퇴직 예정자가 퇴직금 미리 수령 | 원칙적으로 퇴직금은 퇴직 후 정산 대상, 조기 수령 불가 |
| 사유 없이 '생활비 필요' 이유로 지급 | 법정 사유 아님 → 회사도 지급하면 위반 |
| 사장님 몰래 인사팀 단독 처리 | 법적 책임 소지 발생, 퇴직금 관리 위반 |
| 서류 없이 대화로만 지급 | 감사 시 증빙 없음 → 허위지급 의심 가능 |
| 신청서만 받고 사유 확인 생략 | 법 위반 소지, 추후 회사가 손해 봐도 구제 어려움 |
이럴 경우 어떻게 해야 하나요?
- 반드시 사장님 또는 대표이사의 사인 또는 결재 문서 필요
- ERP(급여 시스템)에 중간정산 내역 기록
- 퇴직금 누적 내역서에 지급일자 및 금액 명시
- 증빙 서류는 최소 3년 이상 보관 필요
실제 노무 사례 (간단 요약)
한 중소기업에서 퇴직 예정자에게 퇴직금 일부를 ‘생활비’ 명목으로 중간 정산해줬다가, 나중에 퇴직하면서 퇴직금 전액을 다시 요구하며 소송 제기. 결국 법원은 “생활비는 법적 사유가 아니며, 중간 정산은 무효”라 판단. → 회사 이중 지급 확정 + 실무자 징계 조치
퇴직금 중간 정산, 올바른 절차와 사전 동의가 가장 중요합니다
결국 퇴직금 중간 정산은 절차의 문제입니다. 제도가 있고 법령이 있어도, 그에 맞는 절차를 밟지 않으면 누구든지 피해를 입을 수 있습니다. 특히 ‘몰래 진행’은 결코 좋은 결과를 가져오지 않지요. 사장님 몰래 했다고 해서 도와준 것이 아니라, 회사의 손실을 초래하는 행위가 되는 것입니다.
중간 정산의 올바른 처리 순서 요약
- 근로자 신청서 접수
- 법적 사유 확인 (자가주택, 질병, 재해 등)
- 증빙 서류 검토 (계약서, 진단서, 결정문 등)
- 대표이사(사장님) 서면 결재
- 회계팀 지급 및 ERP 기록
- 퇴직금 누적관리표에 반영
- 퇴직 시 정산 대비 자료로 보관
사장님 부재 시 어떻게 할까?
- 전결 규정이 있다면 위임자(부사장, 팀장 등) 결재 가능
- 서면 위임장 첨부하면 법적 문제 없음
- 구두 동의는 불가 → 문서로 남겨야 증빙 가능
- 카카오톡, 문자, 이메일로 승인받은 경우 캡처 저장 필수
결론: 몰래 받는 퇴직금은 언젠가 ‘문제’가 됩니다
퇴직금 중간 정산은 분명 근로자에게 꼭 필요한 제도입니다. 하지만 이 제도는 절차와 조건이 명확히 정해져 있으며, 그 모든 과정에 ‘회사 대표자의 승인’이 포함되어야 합니다. 사장님 몰래 신청하거나, 담당자 몰래 처리하거나, 혹은 관행이라는 이유로 문서 없이 정산을 진행하는 것은 결국 회사와 근로자 모두에게 불이익을 주는 위험한 행동입니다. 퇴직금은 단순한 급여가 아니라, 근로자의 권리이자 기업의 부채입니다. 신중하게, 정확하게, 정직하게 절차를 따르는 것만이 불필요한 분쟁을 막고 모두를 지키는 유일한 방법입니다.